Quy tắc cho phép bạn di chuyển, đính thêm cờ, và vấn đáp email tự động. Chúng ta cũng có thể sử dụng quy tắc nhằm phát âm thanh, dịch chuyển thư sang các thư mục, hoặc hiển thị cảnh báo mục mới.Bạn đã xem: thống trị email trong outlook 2010
Quy tắc thịnh hành nhất và dễ nhất để chế tạo là quy tắc cho phép bạn di chuyển một mục từ 1 người gửi nhất quyết hoặc với một số trong những từ trong dòng chủ đề vào folder khác. Chúng ta cũng có thể tạo phép tắc này trực tiếp từ một thư bạn đã nhận được được.
Bạn đang xem: Quản lý email trong outlook 2010
Bấm chuột yêu cầu vào thư trong hộp thư cho hoặc thư mục thư điện tử khác và chọn Quy tắc.
Trong vỏ hộp thoại Tạo quy tắc , hãy lựa chọn 1 hoặc nhiều hơn thế trong số ba hộp kiểm đầu tiên.
Trong phần Làm như sau , nếu bạn có nhu cầu quy tắc dịch rời thư vào một trong những thư mục, chọn hộp kiểm di chuyển mục vào thư mục , sau đó chọn thư mục từ vỏ hộp thoại Chọn thư mục hiện nay lên, và tiếp nối bấm OK.
Bấm OK nhằm lưu phép tắc của bạn.
Lưu ý: Nếu bạn muốn chạy quy tắc với thư bạn đã nhận được, nên chọn lựa hộp trên vỏ hộp thoại chứng thực hiện lên và sau đó bấm OK.
Tạo một quy tắc bằng phương pháp dùng Trình lý giải Quy tắc
Có cha loại quy tắc bạn cũng có thể tạo cùng với Trình lí giải Quy tắc.
Giữ chống nắp: những quy tắc này giúp cho bạn lọc, thu xếp, với theo dõi thư.
Luôn cập nhật: những quy tắc này thông báo cho chính mình khi các bạn nhận được thư vừa với cùng 1 bộ tiêu chí cụ thể.
Quy tắc tùy chỉnh: Đây là những quy tắc chúng ta tạo không áp theo mẫu.
Quy tắc số đông có thể thiết lập không giới hạn. Có rất nhiều tùy chọn chúng ta có thể thiết đặt cho từng loại quy tắc bạn tạo. Sử dụng quá trình sau phía trên để khám phá cách chế tác một quy tắc sử dụng Trình hướng dẫn Quy tắc.
Bước 1Bước 2Bước 3Bước 4Bước 5Chọn Tệp > Quản lý quy tắc và Cảnh báo để mở vỏ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo .
Trên tab quy tắc Email, lựa chọn Quy tắc mới.
Chọn một trong những mẫu trường đoản cú Bước 1. Để bắt đầu từ nguyên tắc trống, nên chọn Ấp dụng quy tắc mang lại thư tôi nhận hoặc Áp dụng quy tắc mang đến thư tôi gửi.
Trong hộp Bước 2: Sửa biểu thị quy tắc, hãy nhấn vào bất kỳ tùy tuyển chọn được gạch dưới để tại vị chúng. Ví dụ, nếu khách hàng chọn gắn cờ thư xuất phát từ 1 người để theo dõi trong cách 1, hãy bấm Mọi tín đồ hoặc đội công cộng nhằm chọn những người gửi thư bạn có nhu cầu gắn cờ, rồi bấm theo dõi tại thời khắc này để lựa chọn cờ và ngày theo dõi.
Bấm Tiếp.
Trên trang sản phẩm hai của Trình trả lời Quy tắc, bạn có thể thêm điều kiện bổ sung cập nhật vào phép tắc của bạn. Ví dụ, chúng ta có thể chọn thư được gửi xuất phát từ một người cầm thể, và tất cả từ rõ ràng trong chủ thể hoặc văn bản thư.
Trong cách 1: chọn (các) vỏ hộp điều kiện, bất kỳ điều kiện nào bạn thiết lập ở screen trước này đều được chọn. Chúng ta có thể chọn nhiều điều kiện bổ sung bằng cách chọn hộp kiểm của điều kiện ấy.
Trong hộp Bước 2: Sửa thể hiện quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ điều kiện bổ sung được gạch bên dưới mà các bạn vừa thêm vào. Sau đó bấm Tiếp theo.
Trên trang thứ ba của Trình hướng dẫn Quy tắc, bạn cũng có thể chọn các hành động bổ sung để nhấn thông báo. Ví dụ, chúng ta có thể gắn cờ các thư để theo dõi và lưu lại một lời nhắn là quan trọng.
Trong bước 1: chọn hộp đk , ngẫu nhiên hành động nhưng bạn tùy chỉnh cấu hình trên màn hình đầu tiên đều được chọn. Bạn cũng có thể chọn bổ sung nhiều hành động bằng cách chọn vỏ hộp kiểm của chúng.
Trong hộp Bước 2: Sửa thể hiện quy tắc, hãy nhấn vào bất kỳ hành động được gạch dưới các bạn vừa thêm vào. Tiếp đến bấm Tiếp theo.
Trên trang thứ bốn trong Trình trả lời Quy tắc, chúng ta có thể thêm bất kỳ ngoại lệ nào mang đến quy tắc của bạn. Ví dụ, chúng ta cũng có thể đánh dấu ngoài cho thư được tấn công dấu quan trọng đặc biệt để đảm bảo an toàn mọi thư được ghi lại bằng một mức độ quan trọng cụ thể không bị gắn thêm cờ để theo dõi.
Trong cách 1: lựa chọn (các) hộp điều kiện , chọn ngẫu nhiên ngoại lệ với luật lệ của bạn bằng cách chọn hộp kiểm của chúng.
Trong vỏ hộp Bước 2: Sửa diễn tả quy tắc, hãy bấm chuột bất kỳ nước ngoài lệ được gạch ốp dưới chúng ta vừa thêm vào. Tiếp nối bấm Tiếp theo.
Trên trang ở đầu cuối của Trình trả lời Quy tắc, hãy nhập tên cho quy tắc của bạn.
Nếu bạn có nhu cầu chạy phép tắc này cho những thư đã gồm trong hộp thư đến, hãy ghi lại vào vỏ hộp Chạy quy tắc này tức thì cho gần như thư đã nằm vào "Hộp thư đến"."
Mặc định, Bật phép tắc này được chọn. Chúng ta có thể bỏ lựa chọn hộp này nếu bạn không mong muốn quy tắc được nhảy tại thời điểm này.
Bấm Kết thúc để lưu và nhảy quy tắc của bạn.
Xóa phép tắcBạn hoàn toàn có thể xóa một quy tắc lúc quy tắc đó không còn cần thiết.
Trên tab Tệp, chọn Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bên trên tab Quy tắc Email, lựa chọn quy tắc mà bạn có nhu cầu xóa.
Chọn Xóa
> OK. Thực hiện nay quy tắc theo cách bằng tay
Bạn hoàn toàn có thể chạy một hoặc những quy tắc theo cách thủ công.
Trên tab Tệp, nên chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo, rồi trên tab Quy tắc Email, lựa chọn Chạy Quy tắc ngay bây giờ.
Trong hộp Chạy Quy tắc ngay bây giờ, bên dưới mục Chọn quy tắc để chạy, lựa chọn hộp kiểm mang lại từng quy tắc bạn có nhu cầu chạy.
Trong vỏ hộp Chạy vào Thư mục, để chọn một thư mục khác, chọn Duyệt, lựa chọn thư mục, rồi chọn OK.
Chọn hộp kiểm Đưa vào thư mục con để đưa vào tất cả các thư mục nằm dưới thư mục bạn đã lựa chọn ở bước 3.
Trong danh sách Áp dụng quy tắc cho, chấp nhận thiết đặt mặc định là toàn bộ các thư hoặc thay đổi thành những thư vẫn đọc hoặc chưa đọc.
Chọn Chạy ngay bây giờ.
Quy tắc trên máy chủ so với luật lệ chỉ trên thứ kháchCó hai các loại quy tắc vào Outlook — trên sever và chỉ trên sản phẩm khách.
phép tắc chỉ trên sản phẩm khách Quy tắc chỉ trên sản phẩm công nghệ khách là các quy tắc chỉ triển khai trên máy tính của bạn. Đây là những quy tắc chạy vào Outlook nuốm vì trên máy chủ Exchange. Những quy tắc trên sản phẩm khách chỉ triển khai khi Outlook đã chạy.
Mẹo: Nếu danh sách những quy tắc của công ty chứa cả hai các loại quy tắc, phép tắc trên sever được vận dụng trước, tiếp theo sau là nguyên tắc trên sản phẩm công nghệ khách.
Áp dụng quy tắc cho các mục không giống của OutlookBiên nhận đưa phát, trả lời bầu chọn và tự động Trả lời
Khi các quy tắc được áp dụng, biên nhận đưa phát, biên thừa nhận đọc thư, vấn đáp bầu lựa chọn và auto Trả lời (thông báo vắng vẻ mặt) được xử trí như thư. Ví dụ: nguyên tắc là chuyển những thư gồm từ "họp" trong hộp Chủ đề vào một thư mục duy nhất định cũng trở nên chuyển toàn bộ biên nhận đưa phát, vấn đáp bầu lựa chọn hoặc tự động Trả lời vào và một thư mục đó.
Lưu ý: Khi một quy tắc gửi phần vấn đáp bầu chọn từ Hộp thư đến sang một thư mục khác, bài toán theo dõi thai chọn vẫn bị ảnh hưởng. Lúc thư được giữ hộ đi tất cả nút bầu chọn được mở ra, thông tin theo dõi sẽ không chứa nhãn cho những câu trả lời mà quy tắc đưa đi. Di chuyển hoặc xóa thủ công bằng tay câu vấn đáp sẽ không ảnh hưởng đến vấn đề theo dõi.
Yêu mong họp, yêu cầu tác vụ với tài liệu
Yêu cầu họp, yêu cầu tác vụ cùng tài liệu số đông được coi là thư. Nếu bạn tạo một quy tắc dịch rời mục cho tới một thư mục rõ ràng dựa trên một trong những điều kiện (tiêu chí) nhất mực được thỏa mãn nhu cầu (trùng khớp) thì bất kỳ yêu cầu tác vụ với họp nào trùng khớp với những điều khiếu nại đó cũng biến thành được di chuyển. Tuy nhiên, hãy mày mò những giảm bớt sau khi chúng ta tạo quy tắc ảnh hưởng đến các loại mục này:
Nếu một mục được chuyển vào trong 1 thư mục khác với thư mục thư, mục đó rất có thể sẽ không chuyển động như muốn muốn sau thời điểm được đưa đi. Ví dụ: ví như một thư được gửi vào thư mục Lịch, các bạn sẽ không thể chế tạo cuộc hứa mới.
Nếu vấn đáp họp hoặc tác vụ được gửi vào thư mục Khoản mục Đã xóa bằng cách dùng quy tắc, câu trả lời sẽ ko được theo dõi theo mục gốc.
Nếu một yêu mong họp được chuyển tự động hóa vào folder Khoản mục Đã xóa, cuộc họp sẽ không còn được chế tạo Lịch.
Các quy tắc ảnh hưởng đến thư các bạn gửi đi sẽ không được áp dụng cho yêu cầu tác vụ và yêu cầu họp.
Xem thêm: Kỹ Thuật Trồng Dưa Chuột Nếp, Cách Trồng Dưa Leo Sai Quả Quanh Năm
Nhóm Liên hệ
chuyển thư được nhờ cất hộ cho một đội nhóm công cộng vào trong 1 thư mục luật lệ này chỉ khả dụng nếu như khách hàng sử dụng tài khoản Exchange Server. Chỉ phần đông thư được gởi vào Nhóm contact mới được chuyển vào thư mục vẫn chỉ định. Mọi thư từ những người dân là thành viên của Nhóm contact không được chuyển vào thư mục đã chỉ định.