Các công thức trong Excel thường áp dụng dữ liệu và trị giá từ các ô khác bằng phương thức thức áp dụng tham chiếu tới những ô đó. Nếu khách hàng có rất nhiều công thức, các tham chiếu ô có khả năng gây nhầm lẫn, làm cho công thức của bạn khó hiểu.
Bạn đang xem: Đặt tên vùng trong excel
Tác dụng Defined Names trong Excel làm cho công thức, giống như các dữ liệu khác bớt rối và dễ nắm bắt hơn. Thay thế vì tham chiếu một ô chứa trị giá hoặc công thức, hay khoanh vùng ô theo tiêu đề hàng và cột (A1, B2, v.v…), bạn cũng luôn có thể áp dụng một tên đc định vị để gán cho ô hoặc khoanh vùng ô đó.
Hiện tại, Quantrimang.com sẽ trình làng phương thức thức thao tác với các khoanh vùng ô đc đặt tên (named range), bao gồm tạo tên, quy cách và khoanh vùng cho tên, giống như phương thức thức đổi thay, xóa, xem và áp dụng các tên này.
Cách cần sử dụng Defined Names trong Excel
Nhận biết Defined Names và Table Names trong Excel
Đừng nhầm lẫn Defined Names với Table Names. Excel Table là tập hợp dữ liệu đc tàng trữ giữa những bản ghi (row/hàng) và các trường (column/cột). Excel gán tên mặc định (Table1, Table2, v.v…) cho mỗi bảng bạn tạo nhưng bạn cũng luôn có thể căn chỉnh nó nếu còn muốn.
support.office.com/en-us/article/create-and-format-tables-e81aa349-b006-4f8a-9806-5af9df0ac664?ui=en-USandamp;rs=en-USandamp;ad=US
Quy định cho Defined Names trong Excel
Khi tạo Defined Names trong Excel, bạn cần phải tuân theo một số quy cách không chuyển biến. Ví dụ, các tên này đã không còn gì chứa các khoảng chừng trắng và ký tự đầu tiên phải là 1 trong vần âm, dấu gạch bên dưới (_) hoặc dấu gạch chéo ngược ().Để biết list không thiếu các quy cách, hãy xem phần “Learn about syntax rules for names” trên trang trợ giúp của Microsoft.
support.office.com/en-us/article/Define-and-use-names-in-formulas-4D0F13AC-53B7-422E-AFD2-ABD7FF379C64#bmsyntax_rules_for_names
Khoanh vùng phạm vi cho Defined Names trong Excel
Khoanh vùng phạm vi của 1 Defined Name trong Excel đề cập đến Vị trí mà tên được trao dạng không cần điều kiện, như tên trang tính hoặc file workbook. Mỗi tên có khả năng có khoanh vùng Lever bảng tính tất cả hoặc Lever workbook.Để biết thêm thông báo về vấn đề đó, hãy xem phần “The scope of a name” trên trang trợ giúp của Microsoft (liên kết ở bên trên).
Tạo một Named Range trong Excel
Bạn có một số tùy chọn không giống nhau để khởi tạo Named Range trong Excel. Bạn cũng luôn có thể định vị tên bằng hộp Name trên thanh Formula, áp dụng văn bản ô tiêu đề cho một tổ các ô đã chọn hoặc áp dụng hộp thoại New Name.
Tên chưa hẳn tham chiếu tới những ô. Bạn cũng luôn có thể áp dụng tên để gắn nhãn cho một trị giá hoặc công thức bạn áp dụng ở nhiều địa điểm trong workbook.
Khi định vị tên cho một ô hoặc khoanh vùng ô, tham chiếu ô tuyệt vời đc áp dụng theo mặc định.
Cam kết tên bằng hộp Name
Dùng hộp Name là phương thức thức đơn giản nhất để định vị tên cho một tổ ô. Cam kết tên bằng hộp Name chỉ tạo tên với khoanh vùng cấp workbook, có nghĩa là tên có khả năng đc tham chiếu ở bất kỳ chỗ nào trong workbook mà nó đc tạo, không cần thêm bất kể tên trang tính hoặc tên file workbook nào.
Nội dung bài viết sẽ đề cập đến một chiêu trò khác, cho phép bạn tạo các tên Lever bảng tính trong phần sau.
Để áp dụng hộp Name định vị tên, hãy làm như sau:
1. Chọn ô hoặc khoanh vùng ô bạn rất thích đặt tên.
2. Nhập tên bạn rất thích vào hộp Name ở bên trái của thanh Formula và nhấn Enter.
Hãy chứng minh và khẳng định rằng bạn làm theo một số quy cách cho tên đc đề cập trước đây.
Đặt tên cho một dãy ô trong Excel bằng phần văn bản trong tiêu đề của ô
Nếu đã thêm các tiêu đề hàng hoặc cột vào dữ liệu của mình, bạn cũng luôn có thể áp dụng các tiêu đề này làm tên.
Để định vị tên xuất phát điểm từ 1 tiêu đề, hãy làm như sau:
1. Chọn các ô bạn rất thích đặt tên bao gồm nhãn trên hàng hoặc cột.
2. Trên tab Formulas, nhấp vào Create from Selection trong phần Defined Names hoặc nhấn Ctrl+Shift+F3.
Nếu nhãn chứa khoảng chừng trắng hoặc các ký tự không phù hợp lệ khác ví như ký hiệu (&), chúng sẽ tiến hành sửa chữa thay thế bằng dấu gạch bên dưới.
Trên hộp thoại Create Names from Selection mới mở ra người dùng sẽ lại có các tùy chọn:
Top row: Lấy dòng ở bên trên làm tiêu đề.Left Column: Lấy cột bên trái làm tiêu đề.Bottom Row: Lấy dòng phía bên dưới làm tiêu đề.Right Column: Lấy cột ở ở bên phải làm tiêu đề.Ví dụ, nhãn tiêu đề trong hình trên trưng bày ở đầu cột đc chọn, tích vào hộp Top row và nhấn OK.
Tên này là 1 trong tên Lever workbook và cần sử dụng cho toàn bộ các ô đc chọn ngoại trừ ô nhãn tiêu đề. Khi chọn các ô đc đề cập bằng tên, không tồn tại ô nhãn tiêu đề, các bạn sẽ cảm nhận tên trong hộp Name.
Cam kết tên bằng hộp thoại New Name
Hộp thoại New Name tán thành nhiều tùy chọn hơn khi tạo tên, như bổ nhiệm khoanh vùng Lever bảng tính hoặc thêm review vào tên. Bên cạnh đó, hộp thoại New Name cho phép bạn định vị tên cho một trị giá hoặc công thức.
Để áp dụng hộp thoại New Name đặt tên cho một ô hoặc khoanh vùng ô, hãy thuở đầu với các mục sau:
1. Nếu khách hàng đang định vị tên cho một ô hoặc khoanh vùng ô, nên lựa chọn các ô muốn đặt tên. Nếu định vị tên cho một trị giá hoặc công thức, bạn cũng luôn có thể chọn bất kể ô nào.
2. Trên tab Formulas, bấm Define Name trong phần Defined Names.
Trên hộp thoại New Name, bổ nhiệm thông báo sau:
Name: Nhập tên theo quy cách cho tên đc định vị.Scope: Theo mặc định, Workbook đc chọn làm khoanh vùng cho tên. Nếu khách hàng muốn đề ra tên khoanh vùng cấp bảng tính, nên lựa chọn bảng tính bạn rất thích từ list drop-down Scope.Bình luận: Thêm bất kể ghi chú nào bạn rất thích vào tên.Refers lớn: Các ô hiện đc chọn và tên của trang tính (hoặc tab) hiện giờ đang rất được tự động hóa nhập khẩu hộp Refers lớn. Nếu khách hàng định vị tên cho một trị giá hoặc công thức, hãy sửa chữa thay thế các gì trong hộp Refers lớn bằng dấu bằng (=), theo sau là trị giá hoặc công thức.Nút ở ở ở bên phải của hộp Refers lớn cho phép bạn thu nhỏ dại hộp thoại New Name và chọn các ô trên trang tính để nhập một khoanh vùng ô. Nội dung bài viết sẽ nói nhiều hơn thế nữa về phương thức thức áp dụng nút đó trong phần tiếp sau, “Đổi thay một Named Range”.
Khi chúng ta đã hoàn tất việc nhập thông báo cho tên, nhấp OK để trở lại bảng tính.
Chỉ dẫn đặt tên một dãy ô trên Excel
Bước 1:
Tại bảng dữ liệu bạn đang chạy nhấn chọn vào cột muốn đặt tên rồi chọn tab Formulas trên thanh công cụ, rồi chọn tiếp vào Define Name như hình sau đây.
Bước 2:
Trong hộp thoại mới mở ra tiếp nối sẽ có được các mục cần chọn lựa content.
Name: Nhập tên của dãy vào. Tên cần viết liền hoặc có dấu gạch bên dưới.Scope: Khoanh vùng phạm vi của dãy. Chọn Workbook nếu còn muốn cần sử dụng cho file Excel này hoặc có khả năng chọn để cần sử dụng riêng cho 1 Sheet gì đấy.Nhấn OK để thiết lập cấu hình.
Lúc ấy các tên đã đặt sẽ trưng bày trong phần Use in Formula trong tab Formulas.
Đổi thay Named Range trong Excel
Sau thời điểm định vị tên, bạn cũng luôn có thể căn chỉnh tên, review và tham chiếu của chính bản thân nó.
Để đổi thay Named Range, nhấn vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.
Nếu chứa một list dài các tên, bạn cũng luôn có thể lọc chúng để tìm tên muốn đổi thay.
Bấm Filter ở góc cạnh trên ở ở bên phải của hộp thoại Name Manager. Tiếp nối, chọn loại tên bạn rất thích hiển thị. Bạn cũng luôn có thể chọn nhiều bộ lọc bằng phương thức thức nhấn vào Filter một đợt nữa và chọn tùy chọn khác.
Để xóa toàn bộ các bộ lọc và hiển thị lại toàn bộ các tên, nhấn vào Filter và chọn Clear Filter.
Để sửa chữa thay thế đổi tên hoặc review, chọn tên bạn rất thích căn chỉnh và nhấn vào Edit.
Biên tập Name, Bình luận hoặc cả 2, và bấm OK.
Bạn đã không còn gì căn chỉnh Scope (Khoanh vùng phạm vi) của 1 tên hiện có. Hãy xóa tên và định vị lại một đợt nữa khoanh vùng đúng chuẩn.
Bạn cũng luôn có thể căn chỉnh các ô trong Refers lớn trên hộp Edit Name. Nhưng bạn cũng luôn có thể làm vấn đề này thẳng trực tiếp trên hộp thoại Name Manager (tìm hiểu và khám phá trong phần tiếp sau). Cách thức căn chỉnh tham chiếu ô Name Manager giống nhau trên cả 2 hộp thoại.
Để sửa chữa thay thế đổi ô hoặc khoanh vùng ô mà tên này đề cập đến trong hộp thoại Name Manager, đầu tiên nên lựa chọn tên bạn rất thích căn chỉnh tham chiếu ô. Tiếp nối, nhấn vào nút mũi tên lên ở ở ở bên phải của hộp Refers lớn.
Hộp thoại Name Manager thu nhỏ dại xuống chỉ từ hộp Refers lớn. Để sửa chữa thay thế đổi tham chiếu ô, hãy làm như sau:
1. Chọn ô hoặc khoanh vùng ô ở trên bảng tính.
2. Nhấn vào nút ở ở ở bên phải của hộp Refers lớn.
Các bạn sẽ cảm nhận tham chiếu ô mới trong hộp Refers lớn và hộp thoại Name Manager đc Phục hồi không thiếu.
Để đồng ý tham chiếu ô mới, nhấn vào nút tích màu xanh da trời lục. Hoặc để hoàn nguyên căn chỉnh trở về tham chiếu ô ban sơ, nhấn vào nút X black color.
Bấm Close để đóng hộp thoại Name Manager.
Xem toàn bộ Defined Name trong workbook Excel
Hộp thoại Name Manager liệt kê toàn bộ các tên Lever bảng tính và Lever workbook mà bạn đã định vị trong workbook, cho dù bảng tính nào đang chạy. Nhưng trong những lúc hộp thoại mở, bạn đã không còn gì thao tác ở trên bảng tính của mình.
Bạn cũng luôn có thể tạo list thẳng trực tiếp trên một vùng trống của bảng tính. List này bao gồm tên Lever bảng tính và workbook có khoanh vùng trong bảng tính hiện tại đang thao tác.
Để thuở đầu tạo list tên, hãy làm như sau:
1. Cam kết chỗ đứng một vùng trống của bảng tính hiện giờ Vị trí có sẵn hai cột và chọn ô được xem là góc trên bên trái của list.
2. Trong phần Defined Names của tab Formula, bấm Use in Formula và chọn Paste Names hoặc nhấn F3.
Trên hộp thoại Paste Names, bấm Paste Danh sách.
Tên, tham chiếu ô, trị giá và công thức tương xứng của chúng đc ốp vào các ô trên trang tính.
Bây giờ, bạn cũng luôn có thể xem lại list của mình và ra quyết định phải làm những gì với các tên trong những số đó. Bạn cũng luôn có thể xóa list này ở trên bảng tính một lúc không cần nó nữa.
Xóa Name Range trong Excel
Nếu có một số trong những tên không áp dụng nữa, thì rất tốt là xóa chúng đi. Còn nếu như không, list tên sẽ ảnh hưởng lộn xộn và khó chủ tịch.
Để mở Name Manager, nhấp vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.
Trên hộp thoại Name Manager, chọn tên bạn rất thích xóa và nhấn vào Delete. Nhấn OK trên hộp thoại xác thực.
Dùng tên để điều hướng nhanh trong Excel
Nếu tên đề cập đến một khoanh vùng ô, bạn cũng luôn có thể áp dụng tên đó để gấp rút điều hướng đến và chọn khoanh vùng ô.
Để chuyển đến một khoanh vùng đc đặt tên, nhấn vào mũi tên xuống trên hộp Name ở bên trái của thanh Formula và chọn tên bạn rất thích.
Tên Lever bảng tính chỉ hiển thị trong list drop-down của hộp Name, nếu bảng tính đc tạo trong những số đó là bảng tính hiện tại đang thao tác.
Bên cạnh đó, bạn cũng luôn có thể nhập tên cho một khoanh vùng ô muốn chuyển đến trong hộp Name và nhấn Enter. Nhưng hãy chứng minh và khẳng định rằng bạn đã định vị tên. Còn nếu như không, các bạn sẽ cần sử dụng tên đó cho ô hoặc khoanh vùng ô hiện đc chọn.
Dùng tên trong công thức Excel
Dùng Defined Name trong công thức làm cho nó dễ nắm bắt hơn.
Có một số trong những phương thức thức bạn cũng luôn có thể nhập tên vào công thức. Nếu biết đúng chuẩn tên muốn áp dụng, bạn cũng luôn có thể nhập tên thẳng trực tiếp vào công thức.
Bạn cũng luôn có thể áp dụng Formula AutoComplete. Khi nhập công thức, Excel sẽ tự động hóa liệt kê các tên hợp lệ và bạn cũng luôn có thể lựa chọn một tên để nhập chúng vào công thức. Ví dụ, tên Total đc lời khuyên trong bảng tính sau vì khoanh vùng ô đc chọn có tên đó.
Bạn cũng luôn có thể thuở đầu nhập công thức của mình và tiếp nối nhấn vào Use in Formula trong phần Defined Names của tab Formula. Tiếp nối, chọn tên bạn rất thích áp dụng trong công thức từ list drop-down.
Chiêu trò sau cuối để áp dụng tên trong công thức là thuở đầu nhập công thức của bạn và nhấn F3. Tiếp nối, chọn tên bạn rất thích áp dụng trên hộp thoại Paste Name và bấm OK, hoặc nhấn Enter.
Xem thêm: So Sánh Quần Cư Nông Thôn Và Quần Cư Đô Thị ? So Sánh Sự Khác Nhau Giữa Quần Cư Nông Thôn
Defined Names trong Excel có khả năng cứu giữ cho worksheet của bạn gọn gàng và dễ nắm bắt. Hãy áp dụng tên này cho không chỉ là khoanh vùng ô mà còn cho các trị giá và công thức bạn áp dụng tiếp tục.
Tham khảo:
Chúc tất cả chúng ta triển khai thắng lợi!